Сегодня о цифрах

Сегодня о цифрах. 

Точнее о математических моделях. Конечно же применительно к бюджетному управлению. Для чего собственно ему и необходим Excel как инструмент математического моделирования. 

Как правильно начать строить модель? 

Чаще всего бывает так, что у Вас есть какие то первичные данные, которые необходимо собрать в общую схему и свести в "Бюджет". В лучшем случае Вы готовите форму для ввода первичных данных, так чтобы потом было легче обрабатывать. Это путь снизу вверх. Он хорош тем, что сразу можно "что то делать".  Есть возможность продемонстрировать руководству процесс. Возможно, что у Вас уже есть опыт такого внедрения бюжетирования. Любой личный опыт - это замечательно. Никогда не относитесь к нему пренебрежительно. Вот мол, только дураки учатся на своих ошибках. Дураки не делают из этого никаких выводов, это да. А если Вы извлекли из своих ошибок уроки - уже успех. 

При построении Бюджетного управления лучше вначале построить самую общую модель. Даже не так. Еще до модели Вы должны подготовить и предложить сводные формы подачи информации. Очень часто уже есть какое то виденье у собственников и менеджеров какую информацию они хотели бы получать. А Вам нужно все эти "хотелки" свести в максимально простой и понятный вид, устранив дублирование данных и перегруз бессмысленными цифрами.  Это все на этапе предварительной проработки параметров бюджета. 

В идеале Вы должны предложить отчет или информационную сводку на одном листе бумаги формата А4. Это идеал. Если все люди пришли к тому, что это наиболее удобный размер и им пользуются повсеместно (хотя технически можно сделать любой) , то значит такой размер и форма наиболее удобны для восприятия и осмысления информации.  Но не всегда первое лицо готово к такой простоте и может отнестись к этому подозрительно.  В любом случае постарайтесь уложить все максимум в 3 листа А4 ( в каких то очень специфических случаях до 5) Все что будет больше - это перегруз.

Прежде, чем перейдем к построению самой модели, следует понять какие виды отчетов какую информацию могут дать. Я говорю отчет, подразумеваю план. Говорю план, подразумеваю отчет ( "Мы говорим Ленин, подразумеваем партия..." было такое выражение) психологически разные процессы планирование и контроль. Это как на корабле. Штурман прокладывает маршрут на карте с расчетом чтобы зайти в порт - пополнить запасы воды, а боцман контролирует сколько воды осталось и сколько кому выдать.  А суть у них общая - обеспечить выживание и "боеспособность" судна.  

Суть у планирования и учета одна - обеспечить процесс управление. Поэтому и язык должен быть один. Если боцман доложит, что запасов воды на 5 дней - то понятно какой есть запас времени. И с учетом розы ветров штурман может рассчитать где лучше всего пополнить запасы воды. А вот 50 галлонов воды - ничего не скажут штурману. Он может и не знать сколько уходит в день. 

Ну а про сами отчеты ?

В финансовой отчетности 3 базовых отчета . Баланс (BS) ? Отчет о прибыли и убытках (PL) Отчет о движении денежных средств (CF). Эти 3 отчета дают почти полную картину о деятельности предприятия. Почему почти? Недостаточно раскрывается информация об изменении капитала, но это сейчас не так существенно. 

Три точки описывают плоскость. Три опоры дают устойчивость. Три точки опоры - правило альпинистов. Три точки координат - дают точное положение в пространстве.  Так и эти 3 отчета показывают разные аспекты, дополняя друг друга и позволяя понять истинное положение дел. 

Если очень просто говорить, то BS - показывает в статике - состояние активов и пассивов на определенную дату. PL - в динамике операционную деятельность. Как менялись те или иные  активы и обязательства. Все кроме денег. CF показывает как двигались деньги. Почему для отдельного актива ( одного из нескольких) нужен отдельный отчет для раскрытия информации? Подумайте. Мы еще будем возвращаться не раз к сути денег. Пока скажу только, что деньги это совсем необычный актив. Материальная форма денег подталкивает к шаблонному их восприятию в одном ряду с прочими активами. А это мягко говоря, совсем не так. 

В предыдущем посте я уже привел пример, как связаны между собой эти 3 отчета. Сейчас мы посмотрим немного под другим углом или в другом порядке. Имея данные о плане доходов расходов и прогнозном балансе мы будем строить CF. Пока что нам важно посмотреть сколько денег у нас будет сгенерировано в результате деятельности и куда они будут направлены. Ну и главное, сколько собственник может изъять денег из бизнеса. Это собственно ключевой вопрос для него. 

Сам файл и видеоурок к нему смотрим здесь. Этой теме посвящен Урок №7 . Тут все цифры те же, что и в предыдущем примере, но модель построена по другому.

Хочу обратить внимание, что когда CF строится на основании BS и PL, то это можно сделать только косвенным методом. От прибыли. Корректируя ее на неденежные расходы (амортизация, начисленные резервы и т.п.) и учитывая изменение оборотного капитала.

Инвестиционную и финансовую деятельность можно показывать в отчете только прямым методом. Иначе все мухи будут перемешаны с котлетами. Впрочем это можно и в стандартах IFRS почитать.