Мнение со стороны

Вот наткнулся на такой пост. Интересен даже не сам пост а коментарии. Все о том же специализированная программа против Excel.В коментах много трепа и амбиций, но есть неплохие аргументы как с той так и с другой стороны.

Глубокий анализ

По поводу недостатков использования Excel для бюджетирования пишут много и мрачно. Продавец любой програмульки, считающие себя "средством автоматизации на предприятии", обязательно должен пнуть Excel. " Как, Вы еще бюджетируете на Excel?! Тогда мы идем к Вам!" В большинстве случаев даже нет желания буквы читать. Но вот наткнулся на более менее вразумительную аргументацию. В оригинале можно почитать здесь. Ну а я приведу некоторые цитаты и попробую повозражать.

В качестве простейшей и наиболее дешевой автоматизированной системы часто используется программа MS Excel. Она прекрасно знакома всем финансистам и позволяет вводить любые формулы и строить практически любые взаимосвязи и прогнозы. Кроме того, в эту программу можно импортировать информацию из большинства учетных систем, а также текстовые файлы, что облегчает ввод данных. Причинами использования MS Excel для автоматизации бюджетирования являются быстрое и недорогое внедрение процессов планирования, доступность и простота освоения продукта. Причем в подавляющем большинстве случаев имеющиеся в этом продукте средства до конца не используются - пользователям хватает возможности вводить, просматривать, искать и печатать данные. Вместе с тем, у бюджетирования на основе MS Excel есть и серьезные недостатки. В этой системе сложно коллективно работать, даже два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом. Ну во-первых: могут. Для просмотра файл всегда откроется. Во-вторых: в Excel, начиная с 97 предусмотрен механизм управления совместной работы с книгой(файлом). Для неленивых: нажимаем F1, поиск: "совместная работа", читаем, пробуем. А в-третьих: В других системах все так же. Только вместо файла там документ. Если я работаю с документом, то никто другой его не проведет, может только посмотреть. На той же 1С проверьте. Тоже можно истолковать, что совместная работа не возможна. Также невозможно составлять несколько вариантов бюджета: для каждого нового варианта приходится заводить свой файл, что приводит к путанице и чрезмерной нагрузке на сервер. Почему то сразу всплывает фраза : « Разруха не в клозетах, она в головах» путаница тоже в головах, а не в файлах. У каждого файла свое имя, место, атрибуты. Почему бы не организовать это грамотно 10-20-50 вариантов бюджета. Тем более что реально их будет 3-5. Ну а насчет чрезмерной нагрузки на сервер, это для солидности аргументации и в надежде что профессиональные ИТ-шники это не читают. Комментировать не буду, а то еще слово матерное вырвется. Консолидировать данные нужно вручную, что вызывает большое количество ошибок и несоответствий. Ну это если совсем уже примитивно делать, действительно вручную. Так можно и макрос небольшой написать, будет не в ручную. А небольшое предприятие и без макроса не особо напряжет. небольшое – это не холдинг и с оборотом где то до $30-50млн. Насчет ошибок - смотри выше. С разрухой вначале не мешало бы поработать, может и ошибки пропадут. Кроме того, практически не разграничиваются уровни доступа к данным, то есть все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть доступны только топ-менеджменту. В общем то да. Нет четкого и понятного разграничения прав доступа, а вот вывод из этого, что «все данные доступны всем» это легкая манипуляция, почти безобидная. Распределения уровней доступа – это много разных прав или ролей, а «все для всех» это два варианта. Есть информация открытая, есть закрытая. В Excel это делается причем несколькими способами. и на разных уровнях. Но действительно, сделать так чтобы один лист был доступен одному, а второй другому я не знаю как. Хотя это не значит что это невозможно. Функции защиты данных от исправлений также отсутствуют. Ну это совсем просто: можно защитить на уровне ячейки, листа, книги. Все нормально работает. Зачем написал, не пойму. Наконец, у системы низкая производительность. Например, при редактировании бюджета, составленного на 3 года по десяти ЦФУ с разбивкой по месяцам, придется не только открывать все документы, с которыми связан бюджет, но и очень долго пересчитывать все данные после внесения каждого изменения. Грамотный аргумент, не из пальца высосан. Я с этой проблемой столкнулся сразу, но альтернатив не было - начал искать пути решения. Во-первых я отказался от связанных файлов. Вначале с опаской. Тогда файл потянул на 1Мб и это было напряжно, но работал. Сейчас файл на 10Мб просто летает. И 40 листов в нем можно нормально организовать. Во вторых: провел анализ изменений, точнее даже их природы. Так вот их всего два. Изменение данных и параметров. Данные идут от ЦФО максимально формализованные, важен сам факт меняем или нет. Да – Нет. С макросом одна кнопка, без макроса две (Copy/Paste). В третьих: Параметры я постепенно научился выводить на отдельный лист. Все параметры сгруппированы и структурированы на одном листе. Работать удобно и быстро. А дальше пересчет данных делает компьютер. Если компьютер 386-й (кто не знает см. Википедию), то пересчитывать будет долго. Для современных процессоров это не вопрос Прогнозирование при большом массиве данных в этой системе также затруднено. Есть такая возможность в Excel, намекает автор, а что такое большой массив, не разъяснил. Если это все бухгалтерские проводки – это может быть большой массив. Так и не надо засовывать его в Excel. Делаются аналитические срезы в бух. программе. Сам автор пишет что данные большинства учетных программ экспортируются в Excel. Вот сформированные обобщенные данные и экспортируются. Но прогнозирование о котором пишет автор – это математическое рогнозирование. А я очень подозрительно к этому отношусь. Поначалу баловался построением графиков трендов, а потом отказался. В 99% случаях этот инструмент нужен только для того чтобы показать: «смотрите, какой я умный!» Поэтому если бы даже не было такого в Excel, процесс бы не пострадал. Прогнозирование вещь очень тонкая, для того чтобы доверять ее формулам. Лучше делать это головой. Но это уже из другой области. Итак, резюмируем недостатки автоматизации бюджетирования в MS Excel: низкая производительность при работе с большими объемами данных; уже писал. недостаточная функциональность для бюджетирования (нет средств регламентации процесса, регламентацию устанавливают люди, берешь и пишешь регламент, более того он должен быть на предприятии как элемент бюджетной политики. В бумажном виде. А выполняют его люди. Насколько программа заменит людей? Не уверен что существенно. нет полноценного OLAP-анализа (все же сводные таблицы – это не полноценный OLAP), Согласен, Pivot Table это не полноценный OLAP. А чего такого есть в полноценном, и чего нет в Excel, и главное, в чем практическое использование этого автор не написал. А сам я не знаю, поэтому и возразить нечем. «Хочется крыть, а нечем…». Но мне функциональности Pivot Table хватает с головой. Думаю что даже не все еще использую. А в 2007-м Офисе, так вообще красота. Одно удовольствие с ним работать. Только попрактиковаться надо немного. Ну а кому неохота, уже и подсказка для аргументации есть: OLAP то не полноценный. отсутствует описание финансовой структуры, аналитических признаков и др.); Ну это как с регламентацией. Не хочу повторяться – прочитайте выше, подставляя вместо слово регламентация – « финансовая структура». ( Кстати в Excel и такая функция есть, к слову вспомнилось) нет многопользовательского доступа; ( см. выше.) нет гибких механизмов разграничения доступа к данным. ( см. выше. но вывод автор сделал помягче. Понимает ньюансы ) большие трудности с консолидацией; ( см. выше.) На практике часто сталкиваешься с самостоятельно разработанными бюджетными моделями в MS Excel. Причем среди компаний, использующих для бюджетирования MS Excel, есть и очень крупные. Процесс планирования в одной из таких крупных компаний выглядит следующим образом. Компания – это Холдинг с управляющей компанией во главе и 11 филиалами. Планово-экономическая служба (ПЭС) управляющей компании рассылает во все филиалы защищенные файлы Excel – альбомы форм. Защита необходима для исключения самодеятельности ответственных лиц в виде произвольного добавления строк, столбцов, формул и проч. так вот же она защита есть и работает Пересылаемые альбомы форм уже содержат лимиты по статьям и значения целевых показателей. ПЭС Филиалов декомпозируют полученные данные, подготавливают альбом форм филиала и пересылают во все центры ответственности (ЦО) филиала. ЦО заполняют формы и отправляют их в ПЭС филиала на согласование. После согласования альбомы ЦО консолидируются в альбом форм Филиала, утверждаются и переправляется в ПЭС управляющей компании. чем не регламентация процесса, чем не структура? В ПЭС управляющей компании данные автоматически консолидируются в сводный файл. вот видите, можно автоматизировать. И я о том же. По аналогии с Филиалами собирается информация и с ЦО управляющей компании. Определение лимитов и значений целевых показателей Филиалов позволяют избежать многочисленных итераций сбора и согласования данных. ну согласитесь, грамотно сделано и видно что головой люди поработали. Так происходит планирование годовых, квартальных, месячных бюджетов, недельные планы поступлений и выплат денежных средств, сбор фактических данных. О гибкости, оперативности и прозрачности такого подхода говорить не приходится. А заключение я никак понять не мог. Где тут он нашел отсутствие гибкости, оперативности и прозрачности? Не вяжется с текстом. Я даже фотографию автора на сайте нашел. Посмотрел и понял, глаза у него честные. Не может человек мести откровенную пургу, как делают многие « типа независимые эксперты». Поэтому ситуацию описал объективно как есть, а вывод то надо подводить к своей идее. А как тут подведешь? Вывод тут напрашивается такой: Если у Вас не будет такой вот четкой и продуманной системы организации процесса бюджетирования, то никакой программных продукт Вам не поможет. Может быть автор и согласился бы с этим, но тогда как-нибудь шибко грамотный может спросить – А зачем тогда тратить кучу времени и денег на специализированную систему, если и без нее можно наладить процессы. Как правило, в любой успешно развивающейся компании наступает момент, когда средств MS Excel уже не хватает для эффективного бюджетирования, и приходится задумываться о приобретении специализированной системы. Ну не у любой, и не так уж и быстро, как хотелось бы продавцам таких систем. Но действительно такое в жизни случается и к этому надо готовиться и осознавать самому, а не со слов продавца, когда это действительно нужно делать и понимать что это не происходит как смена машины. Продал сегодня старую, завтра купил новую. И вообще, когда человек без навыков вождения садится сразу за руль большого мощного джипа, только потому что у него есть на это деньги, то сами знаете что понтов это добавляет, а реальной выгоды может и не быть. Ну да это кому что нужно.