Бюджетное управление

Немного терминологии.

Каких только определений нет для бюджетирования. Все потому что каждый хочет от этого процесса получить что-то свое. Свой уникальный путь. Бывает, правда, что начинают внедрять бюджетирование с одной единственной целью - чтобы стало лучше. Кто-то сказал или где-то прочитал, что бюджетирование очень классная вещь и хорошо помагает, почему бы не попробовать. Классический случай. Также наивно полагать, что таблетками можно вылечить геморрой. А некоторые, насмотревшись рекламы, именно так и думают. Ну это до поры до времени.

С бюджетированием такая же ситуация. Если подходить с таблеточным мышлением, то точно можно геморрой заработать. Причем всей компанией одновременно. Ну а если понимать, для чего это тебе надо и что должно быть на выходе, то все получится. Именно потому что термин бюджетирование имеет множество толкования я не очень люблю его использовать. Мне больше нравится термин: "Бюджетное управление". Поэтому, когда я буду говорить о своих взглядах, методиках и подходах, я буду называть это бюджетным управлением. Все остальное пусть остается бюджетированием. Не всегда понятно что автор под этим подразумевал. Недавно наткнулся на фразу, звучала примерно так: "...Использование бюджетирования при организации финансового планирования..." Как то же человек сложил себе в голове, такую фразу. А кто-то это читает и может даже принять это всерьез. Вот так и ломается неокрепшая психика юных финансистов. А нужно всего лишь подумать, прежде чем писать такое. Большого ума не надо чтобы сориентироваться как-то. Может быть планирование без бюджетирования? - Да. А может быть бюджетирование без планирования?... Я долго думал. И не смого представить себе такую ситуацию. Потому что даже в самом примитивном понимании, бюджетирование всеравно будет включать в себя планирование. И когда пишут: "бюджетирование и планирование..." это все равно что сказать: " у меня две пары обуви и кеды". Ну да Бог с ними. Если даже раньше бумага все терпела, то сейчас винчестера и не такое стерпят. Главное, чтобы у читателя иммунитет выработался к информационному мусору. Всетаки о терминологии. Совсем немного, для того чтобы говорить на одном языке. В понятии "Бюджетное управление" ключевое слово - управление. Сразу становится понятно для чего нужно бюджетирование - для управления. Заметьте, что без управления бюджетирование вообще становится бессмысленным занятием. Что-то вроде складывания пазлов. Вроде бы и интересно, но практической пользы очень мало.

А управление это... Ну вот машиной Вы управляете? Это управление. Пилот управляет самолетом, капитан кораблем. Тоже управление. А в чем оно заключается. Да просто сидишь и наблюдаешь за маршрутом. Ну и приборы управления контролируешь. Хороший водитель-управляющий не напрягается, опасную ситуацию на дороге он предвидит. У него практически не бывает резких движений. Скажите, много вы встречали таких управляющих в бизнесе? Бюджетное управление это всего лишь инструмент, который облегчает упрваляющему взаимодействие со своим "трансортным средством". Конечно предприятие многограннее чем автомобиль или даже самолет. Так никто и не спорит. Поэтому бюджетное управление не так то просто настроить. Но если говорят, что на предприятии внедрено бюджетирование, а управляется предприятие с напряжением и толчками - не верьте. Значит не внедрено, а просто совершили ритуал, танец с бубном. А это дело такое, может помочь, а может и нет. Как таблетки от геморроя.

Экскурсия по электронным таблицам

Посмотрел предыдущий пост, и возникло какое-то чувство незавершенности. Это я об идеологии. Точнее об цифровой идеологии и Excel. Конечно когда появилась первая программа из серии электронных таблиц( а было это в 1979 г. программа VisiCalc), то широкого распространения она не получила потому что компьютеры еще были редкостью. А во-вторых распространения она не получила в среде т.н. базовых пользователей. Но в тоже время, это была своего рода революция в компьютерном мире. Компьютеры были и до этого, более того - аналоги электронных таблиц тоже существовали на больших вычислительных машинах. Но работа на компьютере была прерогатива отдельной касты программистов-математиков. Для простых смертных это была Terra Incognita. Что такое язык программирования? Это математика, математический язык. Поэтому лучшие программисты - это математики. Но с другой стороны все мы, хоть в какой то степени знаем математику. И вот тут появляется электронная таблица - пожалуй первый продукт, в котором обычный пользователь с базовым знанием математики имеет возможность программировать. Да-да, ведь создание таблицы в XL файле это ни что иное, как написание программы. Правда, для этого надо вставить в таблицу хоть какие то формулы. Все, это уже алгоритм выполнения определенных действий, только написанный программным кодом, который понятен пользователю с обычным средним образованием. Вообще то я встречал людей, которые заполняли данные в таблицу, потом считали сумму на калькуляторе и полученное число вносили в итоговую строчку. Это не шутка. Это показательный пример бумажной идеологии. Не все вообще могут перейти на цифровую идеологию. В большинстве своем, даже обученные пользователи воспринимают XL файл, как массив информации, а не как программу по выполнению определенных вычислений. С этой позиции MS Excel это среда со своим языком программирования. Я не имею ввиду VBA. Это язык другого уровня, которому не обучают в школе. А тем вычислениям, которые делаются в XL, учат в школе 10 лет, а потом еще и в ВУЗах. Вот теперь, когда сравниваются, например программа для бюджетирования с XL, то надо понимать, что сравнивается одна программная среда с другой. И в программной среде XL Вы сможете разобраться в логике алгоритмов и даже самостоятельно вносить изменения. А вот в предлагаемой программной среде под названием "Программа для бюджетирования", скорее всего, нет. Это не значит что она хуже. Просто надо отдавать себе отчет в том, что получаешь и что теряешь.

Вот так выглядела первая электронная таблица.

О цифрах и стереотипном мышлении

Продолжим. (Начало здесь) Оценивая электронные таблицы можно сделать вывод, что это среда комфортная для реализации цифровой идеологии. Первая ступень на переходе от бумажной к цифровой технологии. В этом отношении текстовый редактор отстает еще в развитии. Он еще не так сильно отличается от бумажной технологии. Пока что. У него еще впереди большое будущее. Просто бумажная идеология еще глубоко сидит в нас. А вот дети, родившиеся возле компьютеров идеологически готовы к следующему шагу. К цифровой идеологии. Тогда наступит время проекции цифровой идеологии на текстовые редакторы. Вообще этот процесс уже идет сейчас, но это отдельный разговор. Так вот, с цифрами немного по другому. Они уже изначально цифры. И они были всегда в некоторой оппозиции к бумажной идеологии. Особенно с возникновением потребности делать записи хозяйственных операций. А особенно с возникновением двойной записи в учете. Это уже в чистом виде цифровая технология. А инструмент – бумага и счеты. Этот конфликт сохранялся долго. Поэтому и бухгалтера в прежние времена воспринимались как очень специфические люди. Ну да, попробуй все эти математические модели держать в голове. Сейчас эту работу во многом взял на себя компьютер. И конфликт постепенно сглаживается. И неожиданно своевременным инструментом для этого перехода стали электронные таблицы. Ведь никто не изобрел электронные таблицы как что-то революционное. Более того, в ДОСовском интерфейсе широкого распространения они ни имели и в целях учета или планирования обычными пользователями практически не использовались. В те времена предложить вести бюджет на Суперкалке? (была такая программа) Самостоятельно создать все формы, ввести информацию, построить связи, получить несколько сценариев. Это было очень сложно и трудоемко, поэтому мало кому это могло прийти в голову.

А потом почему то Все стали использовать Excel в различных финансовых расчетах. Не помню я какой-то мощной рекламной компании. Никого Бил Гейтс не зомбировал. Просто этот инструмент неожиданно оказался очень удобным. Это с одной стороны, а с другой стороны, его широкое использование объясняется именно минимальными ограничениями и регламентацией. А вот когда вы подбираетесь к специализированным программам (или они к вам подбираются), то будьте готовы, вас начнут регламентировать. Хорошо когда бизнес выстроен, предсказуем и финансово устойчив. Какой-нибудь такой себе «Газпром». Ну, блин, сам Бог велел поставить там такой SAP, чтобы мало не показалось. А если Вы где-то посередине между лотком на базаре и «Газпромом»? И вопрос вообще не в том, что до какого то уровня я пользуюсь Excel, а с какого то уровня я его меняю на что-то другое.

Вопрос в том, что я вначале организую математическую модель понятными мне средствами. Убеждаюсь в ее логичности и жизнеспособности. А потом уже какую-то часть работы начинаю оптимизировать. Увеличивать скорость, улучшать коммуникации, упрощать сложности. Одним словом шлифовать. Вот тут то, не исключено, что у меня появится мысль, а не переложить ли часть работы на программу, которая под это заточена. Но это не значит, что я прекращу пользоваться Excelем. Более того, я обязательно буду его использовать. Особенно при возникновении новых идей или неожиданных изменений. Там то мне ничего настраивать в программе не надо. Просто переносить логику идей из головы в таблицу. А вот в любой специализированной программе, даже самой гибкой, Вам придется ставить задачу, где-то что-то перенастраивать. Я не говорю о стандартных ситуациях. Которые уже предусмотрели и прописали. Только не верьте, когда Вам говорят, что все можно предусмотреть и заложить в функциональность программы. Помните проблему 2000? Кодирование года в 2-х цифровом виде написали не сантехники, а серьезные профессиональные программисты. Ну и что, они не знали что столетие закончится? Тоже вот не предусмотрели, казалось бы очевидную проблему. А в бизнесе бывают очень неожиданные изменения, которые предусмотреть невозможно.

Стереотипное мышление облегчает жизнь

Стереотипное мышление облегчает жизнь. Взамен, ограничивая восприятие реальности и творческое проявление.

Для непосвященного пользователя, компьютерная программа это вообще то любое автоматизированное действие. Это если без строгих научных формулировок. Группа файлов или просто один ярлычок, нажав на который выполняется какое то действие.

Но за время существования компьютерной культуры, столько всего написано. Самого разного уровня. За короткий срок произошла эволюция от бактерии до млекопитающих. Программы можно так же классифицировать как и мир живых существ. Но проблема в том, что эта эволюция настолько быстрая, что мы не успеваем осознавать происходящее. Мышление у нас все-таки стереотипное. А стереотипы сложно менять, да и не всегда хочется.

Как то все же мы для себя группируем все это богатство разнообразия. Операционные системы, Игры, Офисные приложения, сайты в Интернете (это тоже программа) , вирусы (кто не знает, это тоже программа) ну и еще что-то причем у каждого свое. Цифровое фото – это что? Это в общем то тоже программа. Потому что, щелкнув по значку с названием файла, с расширением например .JPG мы запускаем определенные действия по раскодированию цифровых знаков в изображение на мониторе компьютера. А программа, которая это раскодирует, это уже скорее среда. В которой прописано, по каким правилам делается эта раскодировка. Поэтому ей все равно фото это или картинка. Да, а сама программа, которая «читает» цифровое фото, тоже находится в какой то среде – например Windows XP. И эта среда позволяет ей адекватно реагировать на подаваемые команды, да и вообще просто существовать. Но все это по сути своей программы в самом общем понимании. Классифицировать живой мир начали не так давно. А до этого не сильно утруждались разобраться в отличиях. Вот и получалось, что гады и черви – это из одной области. А что говорить про виртуальное пространство, в котором наплодилось за каких-то лет 30-40 от силы столько всего!

К чему я все это?

Да все к тому же, к бюджетированию. Возьмем такую сферу деятельности в бизнес как управление предприятием, и рассмотрим такую прикладную задачу, как бюджетирование. Понятно, что под этим словом каждый понимает что-то свое, но где-то примерно близко. И вот нам нужно это автоматизировать. Или точнее взять какую то программу, которая эту задачу в какой то степени решит. Дискуссии по поводу того зачем, и что именно надо делать, и как правильно – пока опустим. А вот инструменты – вот о чем хочется поразмышлять. Даже не оценивать, а попытаться разобраться на концептуальном уровне. Помним, да, что программы это очень широкое понятие. И когда говорят про постановку бюджетирования с помощью «программы», то за этим словом может скрываться и заросший травой луг и корова, пасущаяся на этом луга и бактерия, сидящая в ее желудке у коровы. В зависимости от того, что мы понимаем под этим самым бюджетированием и что хотим делать с ним, мы и выбираем что искать. Если я хочу сам выращивать коров, то мне для начала нужен луг. А корову мне пока не предлагайте. Когда ты точно знаешь чего хочешь, то разницу видиш очень четко. А когда нет? Тогда и впаривают тебе корову. Даже стадо коров. А ты понимаешь через некоторое время, что пасти их тебе негде. И как их кормить? А где их держать? Короче возникает куча хозяйственных проблем, которые Вы, несомненно, решите. Коров то уже купили, деньги потрачены. Правда может оказаться что во время решения всех этих проблем вырастит приличный геморрой. Который периодически будет мешать Вам наслаждаться процессом ведения бизнеса. А там глядишь и интерес к коровам пропадет.

Чего я хотел сказать то? Да.

Продавцы и внедренцы различных корпоративных решений в области бюджетирования очень любят в уничижительной форме отзываться о ведении бюджетирования в Excel. Мол, это так все дремуче и несовременно. Просто каменный век. Ну, на то они и продавцы. У них карма такая. А в жизни часто бывает как в мультике про Простоквашино.

«- Для того, чтобы продать что то не нужное, надо в начале купить что-то ненужное.»

Бывает, что такой вот продавец/внедренец купил ( сваяли или еще как) что то ненужное и теперь пытается это продать. Причем так, чтобы время, потраченное на это не было прожито зря, а за достойную компенсацию.

Конечно, не все так плохо. И есть грамотные, красивые и продуманные решения в этой области. Но сопоставлять то давайте сопоставимое, а не носорогов с еловыми шишками. Excel и специализированная программа по бюджетированию, это не программы разного уровня. Это вообще разные среды. В принципе вещи несопоставимые. И самое главное, они идеологически могут оказаться несопоставимые.

Объясню почему. Но в начале пару примеров. В моей практике, встречал я бабушку – бухгалтера (тогда она уже была прабабушкой). Она все считала на счетах. Компьютеры тогда еще были большие, а калькулятор она не признавала, потому что на счетах она считала быстрее. Не просто сама по себе быстрее, а быстрее чем любой другой на калькуляторе. Почему сейчас нет таких «бабушек»? Потому что калькулятор против счетов – это вопрос скорости. А компьютер это уже другая среда. Способ обработки информации изменился. Идеология поменялась с бумажной на цифровую. Бумага осталась, конечно. Но не как носитель информации, а как интерфейс.

А еще я знавал одного главбуха, очень достойный человек, грамотный, и учет у него уже был в какой то программе. Но Главную Книгу он все равно вел параллельно вручную. На всякий случай. Никакого практического смысла это не имело, но не мог человек понять – как это «Главная Книга» – в компьютере. Она же Книга! Это вот пример разной информационной идеологии. Идеология электронной таблицы очень демократичная и свободолюбивая. Это поле, чистый лист, организованный определенным образом, но все просто и доступно. Интуитивно понятно. Более того, Вы можете организовывать его так, как вы хотите. Вы можете построить математическую модель чего угодно. Применить любой подход, воплотить свое виденье. Главное, чтобы это можно было описать математическим языком. Это среда максимально приспособленная для творчества, для анализа ситуаций и поиска решений. (... Читайте дальше в следующих постах)